Bien que l’entreprise soit entrée depuis de nombreuses années déjà dans le cercle vertueux de la digitalisation de ses processus de production, de l’optimisation de sa logistique et du traitement des données comptables et financières, il n’en reste pas moins qu’un pan essentiel de son fonctionnement est encore à construire. Il est vrai que les fondations existent, la numérisation des données, le stockage et la transmission des informations semblent être acquises, mais la transition vers l’humain ne semble pas aussi rationnelle. Qu’en est-il vraiment lorsque l’on tente d’appliquer la digitalisation sur le management des hommes et des organisations ?

Sur la dernière décennie, l’entreprise n’a cessé de s’adapter aux nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC). En effet, internet s’est substitué au minitel, le mail a remplacé le fax, le smartphone a cannibalisé le mobile, la Gestion Electronique des Documents (GED) a rangé définitivement dans le tiroir du bureau le parapheur utilisé pour la validation des processus et l’intranet a ouvert la voie du travail en réseau. Elle a longtemps pensé, à tort, que cela lui permettait de fluidifier l’information dans son organisation et d’améliorer sa communication interne ! Mais voilà, l’arrivée massive des réseaux sociaux de toute nature a changé dans sa structure les relations humaines dans la sphère privée. On a vu naître sur internet des collectifs, des groupes d’intérêt, des forums, des pages de partage d’idées, des propositions d’aide, etc. Enfin bref, nous avons découvert que le collaboratif était indispensable à la relation humaine… Par engouement pour les innovations sociales, mimétisme, ou pour se donner une image du travail plus fun, l’entreprise a jugé bon de s’approprier ce type d’outils, soit en créant son propre réseau social, soit en achetant une solution clé en main sans pour autant expliquer les enjeux et l’intérêt pour les utilisateurs.

Les expériences en la matière sont pour le moins mitigées, certaines entreprises se satisfont d’avoir implémenté un outil collaboratif sans pour autant évaluer sa pertinence, d’autres ayant constaté le faible taux d’utilisation se donnent une seconde chance en changeant d’éditeur ou en refondant le propre outil sans supprimer l’existant. Une chose est sûre, l’idée d’un succès du travail collaboratif en mode digital n’est pas une évidence.

Doit-on en conclure que le sujet n’a pas été appréhendé correctement ? Les entreprises n’ont-elles pas succombé à un effet de mode ? A quoi sert vraiment un outil collaboratif ?

Réduire le travail collaboratif à la simple définition de réseau social restreint considérablement le champ des possibles au sein d’une organisation.

L’utilisation d’une solution collaborative ne doit pas être vue comme un effet de mode. L’implémentation d’une plate-forme collaborative doit être une réponse claire et non équivoque face aux enjeux que se fixe l’entreprise. Ces enjeux peuvent être nombreux, cumulatifs, complexes, immédiats ou progressifs. Souvent, la première réponse donnée avec spontanéité par les dirigeants d’entreprise est de mettre en place un dispositif collaboratif afin d’améliorer la productivité au travail des collaborateurs.

Bien que cette clé d’entrée soit intéressante, déployer un outil collaboratif peut être également un levier permettant de dépasser la simple rentabilité financière attendue sur un exercice comptable donné. Cette gestion est bien entendu nécessaire pour assurer l’existence d’une société dans l’instant, mais non suffisante car elle n’offre aux collaborateurs qu’une vision sur le court terme de l’entreprise et n’incite pas vraiment le travail collaboratif qui lui, s’inscrit sur un temps plus long.

En effet, l’utilisation d’un logiciel collaboratif suppose d’avoir une vision sur le long terme loin des objectifs d’EBIDTA¹ inscrits sur un business plan à 3 ans, mais doit être un moyen de travailler de manière plus globale sur la gestion des ressources humaines et des organisations, de modifier les codes culturelles, les modes de management.

La solution collaborative doit assurer la pérennité d’une activité avec les partages d’expériences, réussir le transfert de compétences grâce aux communautés de métiers, transmettre les savoirs et savoirs faires en capitalisant sur les connaissances, apporter une qualité de vie au travail par la simplification des processus. Cela suppose donc une stratégie d’entreprise ambitieuse et soucieuse de ses intérêts et de la qualité de vie de ses collaborateurs au travail.

Parce que la rentabilité de l’entreprise passe par la synergie des métiers et des activités. Parce que la maîtrise des frais généraux et la réduction des coûts de gestion demandent de trouver en permanence des optimisations d’organisation, l’entreprise doit se tourner vers une solution collaborative innovante, combinant les nouvelles technologies de l’information et de la communication avec une utilisation simple et intuitive pour permettre à l’utilisateur de travailler efficacement.

L’utilisation de la plate-forme choisie doit permettre le dépassement de l’organisation hiérarchique traditionnelle et cloisonnée : elle installe un nouveau mode de management de l’entreprises fondé sur l’agilité et l’interaction des équipes, leurs capacités à innover, à trouver des synergies.
L’outil doit permettre également de réunir dans un même espace des outils de communication utiles pour améliorer le partage de l’information et mieux communiquer dans une organisation. La pratique de la solution doit améliorer la fluidité des échanges, apporte plus de souplesse et d’efficacité dans les organisations tout en améliorant la qualité de vie de chacun des collaborateurs.
Une solution collaborative est une sorte de projet de vie pour l’entreprise qui décide de le diffuser dans ses organisations. L’outil collaboratif modifie l’ADN de l’entreprise, en ce sens qu’il permet d’accélérer les prises de décision, de valoriser les expertises métiers, de rendre plus agile les organisations dans un objectif de continuité et de croissance des activités de la société.

Utiliser une solution collaborative ne se décrète pas, mais s’inscrit dans une logique de construction collective au regard des enjeux économiques et sociaux de l’entreprise. Le déploiement de l’outil collaboratif est la réponse logistique permettant à chacun d’atteindre ses objectifs dans une logique de croissance et de développement de l’entreprise.
Les orientations possibles de son utilisation peuvent varier et changer selon les impératifs d’une organisation. Elles peuvent être managériale, technique, de communication, de partage d’information, d’intégration ou de fusion d’une activité ….
La solution s’utilise dans le cadre d’objectifs d’entreprise tels que la transformation d’un mode de management vertical vers un management horizontal ; l’intégration de nouveaux métiers, d’activités ou de service dans le cadre d’une acquisition, fusion ou bien encore l’amélioration de la communication interne, exercice au combien difficile !

Enfin, l’achat d’une solution collaborative ne doit pas être vu comme une dépense ou un coût grevant les résultats financiers. Le choix pour l’entreprise de développer son activité avec un outil de collaboration doit être défini comme un investissement sur lequel on attend un retour sur investissement, qu’il soit économique ou social.

¹ Sigle anglais pour Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation, and Amortization, l'EBITDA désigne communément les revenus d'une entreprise avant soustraction des intérêts, impôts, dotations aux amortissements et provisions sur immobilisations. L'EBITDA est également connu en France sous le sigle BAIIA (Bénéfices Avant Intérêts, Impôts et Amortissements) et se rapproche assez sensiblement de l'excédent brut d'exploitation (EBE).