1 - Faire du teasing autour de l'évènement

Il s'agit en quelque sorte de « faire monter la pression » de manière progressive, à l'approche de l'évènement. L'objectif est tout simplement de créer l'attente et de susciter l'envie de participer à l'évènement. Un objectif valable par exemple pour une réunion à laquelle seront conviés les clients de l'entreprise. Ces derniers ne sont pas dans l'obligation de venir et d'être présents, et c'est précisément ce teasing qui va les inciter à venir sous l'effet de la curiosité. C'est valable également pour les collaborateurs de l'entreprise qui ont certes l'obligation de participer, mais qui seront davantage motivés si l'évènement leur a été présenté avec suffisamment de conviction. Le teasing peut prendre différentes formes, comme des mails plus ou moins énigmatiques, des quizz ou encore des jeux.

2 – Créer la surprise

Pour que l'évènement soit inoubliable, il faut qu'il permette aux participants de vivre une expérience unique. Cela peut se faire en mettant en avant un ou plusieurs critères relatifs au choix d'un lieu atypique, à l'organisation d'activités originales, voire à la présence d'un invité illustre ou « décalé ». En fait tout est possible, dans les limites du budget imparti bien entendu. Toutefois, l'offre en matière de lieux atypiques, tant pour les évènements d'entreprise que pour les mariages, s'étoffe d'année en année. À tel point que www.1001salles.com a inscrit le lieu atypique parmi les critères de recherche au même titre que le château, l'hôtel ou encore la demeure de caractère. La liste des lieux atypiques est forcément surprenante puisqu'elle comprend, par exemple, le Jardin d'Acclimatation ou encore des péniches et des yachts à Paris, des hippodromes, des zoos et des caveaux de vignerons en province !

3 – Proposer un programme original

Bien entendu, l'événement professionnel se situe par définition dans le cadre du travail. Quel que soit l'objectif professionnel visé - motivation des forces commerciales, team building, présentation d'une réorganisation, etc. - rien n'empêche de proposer également d'autres activités en dehors du cadre professionnel strict. Sur ce point aussi il s'agit davantage de faire preuve d'imagination que de faire flamber le budget. Sur ce point, il convient de rappeler que le côté trop ostentatoire qui prévalait il y a un certain nombre d'années dans les évènements professionnels est aujourd'hui mal considéré par les participants. Les entreprises elles-mêmes font la chasse à ce type de dépense superflue et contre-productive. Pour peu qu'on fasse la part belle à son imagination, il est tout-à-fait possible de concocter un programme original tout en restant dans un budget raisonnable. Désormais, les prestataires, propriétaires et exploitants de lieux d'accueil, proposent des listes d'activités les plus diverses comme par exemple du paint-ball, du parapente ou encore du pilotage automobile. Les moins sportifs opteront pour la dégustation de produits du terroir, des découvertes œnologiques ou encore l'initiation à la pêche !

4 – Être attentif aux équipements

Un bon conseil, soyez bien attentif aux équipements proposés au moment de la réservation. Une fois sur place, le jour J, il sera trop tard pour découvrir que la salle de réunion n'est pas équipée de vidéo-projecteur, que le nombre de tables et de chaises est insuffisant ou encore que la grande salle n'est pas sonorisée. N'oubliez pas que le succès d'un séminaire dépend non seulement de son contenu mais aussi de la qualité de l'organisation du lieu dans lequel il se déroule. À cet égard, il est impératif de veiller à la qualité des connexions Internet, ainsi qu'a l'équipement qui sera mis à disposition dans les différentes salles qui seront utilisées lors de l'évènement.

5 – Veiller aux conditions de travail

Pensez aux conditions de travail des collaborateurs qui vont travailler pendant le séminaire. Les salles doivent être lumineuses, accueillantes et suffisamment vastes pour que chacun s'y sente bien. N'oubliez pas certains détails qui feront toute la différence comme l'équipement de climatisation, surtout si vous avez programmé un événement au printemps ou en été, dans une région méridionale. L'inverse est valable pendant la saison hivernale, côté chauffage. Pour que la partie travail du séminaire soit la plus efficace possible, il faut que les participants bénéficient des meilleures conditions.

6 – Faire vivre l'évènement

Pendant le déroulement du séminaire, rien n'empêche de faire circuler l'information sur le réseau social d'entreprise par exemple. L'objectif étant cette fois de valoriser les participants ainsi que l'évènement d'entreprise lui-même. Une communication qui donnera envie à d'autres collaborateurs de participer à l'avenir au même type d'évènement. Dans un objectif de communication externe, par exemple dans le cadre d'une réunion de présentation d'un nouveau produit, il sera intéressant de communiquer sur les réseaux sociaux de la marque et de l'entreprise, afin de valoriser son dynamisme à travers l'évènement, et de valoriser par là-même ses clients.

7 – Donner du sens au choix du lieu

Le choix du lieu doit tenir compte bien entendu de l'offre proposée, mais pas uniquement. Il faut également pouvoir donner du sens à ce choix. Par exemple, pour une entreprise dont les collaborateurs ont pour cadre quotidien la région parisienne, le choix d'un lieu proche de la nature, à une ou deux heures de Paris, prend tout son sens. Ce retour à la nature sera forcément apprécié, alors que des provinciaux n'ayant guère l'occasion de visiter Paris apprécieront un lieu situé dans la capitale. Le maître-mot en la matière étant celui de dépaysement. Pour cela, nul besoin de prendre l'avion et d'effectuer des milliers de kilomètres. La France regorge de sites accueillants et dépaysants, qu'il est possible d'atteindre rapidement et sans fatigue.