GPO Magazine : Que change la réforme sur la facturation électronique sur les Conditions générale de vente (CGV) et les Conditions générales d’achats (CGA) ?

Dominique Bougnot : Avant même l’annonce de la réforme sur la facturation électronique, les plateformes de dématérialisation des factures, telles que celle de Ventya, traitaient déjà des conditions générales de vente et/ou d’achat. Sur notre plateforme, nous réalisons ainsi un stockage à valeur probante de ces documents, dans les conditions et délais imposés par la loi. Dès lors qu’un client consulte sa facture, il a accès aux CGV et/ou CGA qui y sont associées, même si elles ont évolué : le document présenté sera toujours celui signé au moment de la facturation. Et nous proposons d’ailleurs à nos clients de limiter les frais inhérents à l’archivage. En effet, le coût unitaire de l’archivage à valeur probante d’un document est élevé. Or, les documents relatifs aux CGV/CGA sont souvent identiques à plusieurs factures. Pour en limiter les frais, nous proposons donc de ne les archiver qu’une seule fois, en stipulant bien entendu leurs dates de validité. Ces différents services font partie de nos missions et la réforme n’en changera pas le périmètre.

GPO Magazine : La réforme n’est-elle néanmoins pas l’occasion de revoir ses CGV et/ou CGA ?

Dominique Bougnot : La réforme est en effet une opportunité pour les entreprises de repenser certains de leurs processus liés à la chaîne de facturation, et en particulier leurs conditions générales de ventes ou d’achats. Cette démarche est d’autant plus légitime que différents cas d’usages ont été déterminés dans le cadre de la réforme (affacturage, acompte, carte logée…). Les entreprises devront d’ailleurs s’assurer que leurs (futurs) partenaire(s) de dématérialisation prennent bien en compte ces conditions particulières.

GPO Magazine : Quelles sont les obligations des futures PDP concernant ces cas d’usage ?

Dominique Bougnot : Les PDP n’ont pas « l’obligation préalable » de savoir gérer tous les cas d’usages. Il est néanmoins important qu’elles sachent le faire, car le cycle de vie de la facture (et donc son statut de traitement) peut dépendre de ces cas d’usage. Par exemple, le cycle de vie d’une facture liée à un carte logée est différent de celui d’une facture traditionnelle ou d’une facture cédée à un factor. D’où la nécessité pour les entreprises de bien identifier en amont leurs différents cas d’usages, afin de vérifier ensuite que leur(s) prestataire(s) sont en capacité de les gérer.

Quels que soient les cas d’usage, les PDP auront néanmoins toutes pour obligation de s’assurer que les factures envoyées et émises sont traitées dans le respect de la réglementation. Elles doivent être technologiquement en mesure de réaliser ces processus. Elles ont également pour vocation de contrôler que tous les champs obligatoires (numéros de SIREN, SIRET, TVA…) sont bien présents dans la facture. Il est en revanche de la responsabilité des entreprises de créer la facture à partir de son propre logiciel de facturation et de s’assurer de la qualification des données transmises dans les champs obligatoires, même si le contrôle des données obligatoires peut faire l’objet d’une prestation supplémentaire proposée par les futures PDP aux entreprises.