GPO Magazine : Quels sont les enjeux actuels des entreprises liés aux courriers sortants ?
Valérie Mazzoni-Colin : Aujourd’hui 70 % du courrier sortant concerne du courrier de gestion, et en particulier les factures. Or, la gestion de cette typo­logie de courriers soulève de nombreuses problématiques. Leur traitement, depuis l’impression jusqu’à leur expédition en bureau de poste, en passant par l’impression, la mise sous pli et l’affranchissement, mobilise du temps et des ressources humaines sur une activité qui n’est pas toujours à valeur ajoutée et génère un certain coût. Des problématiques qui ne sont pas sans conséquences sur l’efficacité et la productivité des entreprises, mais également sur les délais de traitement des factures qu’elles émettent, et donc sur leur paiement. Enfin, il convient aujourd’hui d’ajouter à ces enjeux une évolution constante de la réglementation en faveur de la dématérialisation des factures sortantes, notamment auprès des services de l’État. Cette dernière sera en effet, d’ici 2020, obligatoire pour toutes les entreprises travaillant avec les administrations.

GPO Magazine : En quoi la dématérialisation du courrier sortant répond à ces problématiques ?
V. M.-C. : Pour faire face à ces différents enjeux, les entreprises ont aujourd’hui la possibilité de mettre en place des solutions de traitement et d’externalisation du courrier de gestion sortant. Pour répondre à l’ensemble des problématiques clients, ces solutions doivent prendre en compte la multiplicité des différents canaux de communication utilisés par l’entreprise pour communiquer avec l’extérieur (e-mail, SMS, etc). Il faut par ailleurs qu’elles s’interfacent avec les logiciels métier de l’entreprise et en particulier leur solution de comptabilité.

GPO Magazine : Des composantes que Neopost propose dans son offre Neotouch ?
V. M.-C. : En effet, Neotouch est une solution globale d’automatisation, d’externalisation et de dématériali­sation des courriers sortants et en particulier des factures. Elle traite tous les envois de courriers sortants ainsi que leur externalisation. À cet effet, nous mettons à disposition des entreprises une interface simple à utiliser qui, en trois clics, permet d’envoyer tous les courriers par courrier électronique vers une plate-forme web de production. Ces courriers sont alors imprimés, mis sous plis, affranchis et déposés dans le réseau postal.

GPO Magazine : Quelle est la valeur ajoutée de Neotouch ?
V. M.-C. : Neotouch est une solution simple à utiliser qui offre la possibilité de valider, tracer et archiver l’envoi de courriers et de recevoir des notifications lorsqu’ils sont bien partis. Elle a pour particularité d’être disponible via un portail Internet accessible 24h/24 et 7 jours sur 7 et de massifier les courriers égrenés. Neotouch permet également de traiter la dématérialisation fiscale des factures et ce, dans le respect de la réglementation. Enfin, le client est facturé en fonction de sa consommation réelle de la plate-forme. Une version Neotouch est plus particulièrement dédiée aux documents des Syndics : convocation d’assemblée générale, quittance de loyer, etc. Pour les grands émetteurs de courrier, Neopost propose l’OMS-500, une solution multicanale complémentaire à Neotouch pour la gestion des flux de production de documents.