Qui ne s’est jamais assoupi, n’a jamais surfé sur son mobile, envoyer un sms ou répondu à un mail en réunion ? Qui n’a jamais trainé des pieds, voire s’est fait porter pâle, pour échapper à ce que, d’aucuns, appellent la « réunionnite» ? Savez-vous qu’un cadre supérieur assiste en moyenne à 8,5 réunions par semaine (étude Ovum) ? Que sur une vie professionnelle de 40 ans, il passe 16 années en réunion ? Que pour une réunion hebdomadaire de deux heures pour 200 personnes le coût, pour l’entreprise, avoisine le million d’euros (étude Perfony 2014) ? Pourquoi alors ne pas en finir avec cette sacro-sainte réunion hebdomadaire dont les entreprises françaises sont si friandes ? Une conclusion plus que logique au regard des 85% des personnes interrogées qui estiment que plus de la moitié des réunions auxquelles ils assistent est sans intérêt.
Et pourtant, paradoxe de la situation, les salariés restent convaincus de l’importance de la communication et de la collaboration avec leurs collègues pour mener à bien leurs missions et atteindre leurs objectifs. La réunion reste, pour eux, un formidable outil de création d’esprit de corps et d’alignement sur la stratégie de l’entreprise. Ce n’est donc pas l’évènement en lui-même qu’ils condamnent, mais le cadre dans lequel il se déroule. Ils reprochent des ordres du jour imprécis, des horaires non respectés, des discussions infertiles, des manques de préparation, des méconnaissances de sujets et des absences de compte rendu. Le modèle de la réunion traditionnelle a vécu. Il est donc temps d’en revoir le format pour qu’elle soit synonyme de valeur et non de perte de temps pour les collaborateurs.

Les nouvelles technologies au cœur des réunions professionnelles
A l’heure des nouvelles technologies, les salariés, et tout particulièrement ceux de la génération Y ou les « Digital natifs », sont plus enclins à échanger virtuellement à deux ou trois, de façon impromptue, non planifiées à l’avance et dans un cadre informel. Selon l’étude d’Ovum 21,5% de l’ensemble des réunions sont aujourd’hui virtuelles. Ainsi, les collaborateurs apprécient de pouvoir se réunir à distance depuis n’importe où et à l’aide de n’importe quel terminal : mobiles, ordinateurs portables ou tablettes. Ce sont de fervents adeptes de la visioconférence, des outils collaboratifs, de la publication et du partage en ligne de documents, d’outils de communication en VoIP et d’outils de partage d’écran. D’ailleurs, les salariés français sont parmi les premiers européens à utiliser des smartphones au cours de leurs réunions et à utiliser des solutions de partages d’écran au lieu des projecteurs installés dans les salles de réunion. C’est pourquoi ils réclament, aujourd’hui, une utilisation systématique de ces outils, non seulement en amont des réunions afin de mieux les préparer, mais également pendant, que ce soit en interne ou en externe, afin qu’ils puissent travailler de façon collaborative (partager des fichiers, des écrans, travailler sur des documents…) et échanger avec des participants situés hors de l’entreprise.

Alors que le nombre de réunions ne cesse de croître, il est donc devenu impératif de les faire évoluer dans leur organisation et leurs formats, afin que les participants comme les entreprises puissent en retirer la valeur qu’ils en attendent.

La réunion traditionnelle doit se transformer en mode digital, au risque de disparaître comme les dinosaures l’ont fait il y a 300 millions d’années.

Par Alain Logbo – Directeur Commercial Entreprise EMEA LogMeIn