Votre dématérialisation, avec ou sans papier ?

Évaluer cet élément
(0 Votes)

La dématérialisation est le graal de ce début de siècle. Les bénéfices promis incitent au lancement de nombreux projets. Suivis de déconvenues réelles car les résultats immédiats sont rarement à la hauteur des attentes. La raison majeure : une dématérialisation qui laisse le papier au cœur du sujet.

 

 

En 1987 l’économiste Robert Solow pointait le paradoxe que « les ordinateurs sont partout, mais pas dans les statistiques de productivité ». 30 ans plus tard la question ne se pose plus : le bond de productivité est évident. Trente années pour que les organisations digèrent le changement, que les processus intègrent les impacts de la rupture, et que les utilisateurs modifient leurs pratiques et comportements. Bref, le temps de se débarrasser des oripeaux du passé et des standards anciens.

Il en est de même avec la dématérialisation. Son introduction brutale dans les organisations se traduit rarement par une réduction brutale de la consommation de papier ou par des gains de productivité immédiats. Bien au contraire…

 

Supprimer le papier et ses fantômes

Dématérialiser c’est supprimer le support papier. Les documents papier convertis en images numériques deviennent plus faciles et économiques à manipuler, à stocker, à consulter…. L’opération doit donc forcément faire disparaître l’ensemble des coûts imposés par le support physique.

La pratique est plus complexe : il y a un réel risque de copier-coller en mode numérique des pratiques et habitudes du monde papier. En effet, le papier a façonné les processus et pratiques. Remplacer le papier par un PDF ne suffit pas : il faut aussi supprimer tout ce que le support physique « papier » imposait aux pratiques et processus ; pratiques et processus historiquement construits autour du papier.

Or les impacts pratiques du papier sont tellement ancrés dans nos habitudes qu’on ne les perçoit pas facilement. C’est par eux que les fantômes du papier deviennent de petits démons. Les documents numériques deviennent ubiquitaires, accessibles immédiatement et facilement : autant de facteurs dé-multiplicateurs d’impressions, qui viennent obérer le ROI attendu.

 

Penser sans papier, penser information, penser fluidité

La réussite durable d’un projet de dématérialisation passe par l’élimination des références au papier dans les processus et pratiques. Un peu d’histoire… le papier a été le système d’information pendant des années, puis le système d’information s’est informatisé en parallèle du papier.

Aujourd’hui le SI peut très bien vivre sans le papier. Les ERP et PGI qui structurent les entreprises, fonctionnent parfaitement sans produire du papier. Ils intègrent des processus totalement dématérialisés qui sont largement suffisants et tellement efficients. Ce sont de mauvaises habitudes et de mauvais réflexes dans la relation à l’information qui dévoient ces processus, et font vivre en marge d’eux un monde du papier, comme un voile jeté sur le monde informatique.

L’enjeu de la dématérialisation n’est pas de travailler les interfaces entre le monde du SI et le monde dit « réel », avec des signataires électroniques, de la numérisation, des PDF prêt à imprimer et circuler. L’enjeu est de repenser le processus en termes de flux d’information libres de tout support, de données exploitables qui circulent avec fluidité, bref configurer le processus sous forme nativement numérique. Bénéfice collatéral : les processus et l’organisation sortent de cette cure de dématérialisation simplifiés et efficients.

 

Le 0 papier, plus qu’une affaire de génération, une affaire d’environnement de travail

L’action doit dépasser les seuls processus et toucher l’environnement de travail. Celui-ci est souvent marqué par le papier : des imprimantes dans tous les coins, des étagères, des dossiers… Des jeunes dans des processus « paper friendly » imprimeront autant que des seniors ; un senior dans un environnement « paper less » réduira ses impressions. De manière radicale, l’absence d’imprimantes conduit rapidement les utilisateurs un construire un rapport à l’information débarrassé du papier.

Point de vigilance, les pratiques de travail et la culture de l’entreprise sont à revisiter également. La marque du papier y est fréquente : il y est un symbole d’autorité. Le nombre de  signataires et la hauteur de la pile de papier sur le bureau sont synonymes d’importance ; l’autorité s’affirme par des annotations sur un document… Un ordinateur en réunion y est parfois encore vécu comme un manque d’attention, contrairement au bon vieux bloc note ou cahier qui attestent d’un collaborateur sérieux.

Bref, bannir le papier en théorie est bien ; éviter de lui laisser tous les pores de l’organisation ouverts c’est mieux… La dématérialisation doit s’appréhender avant tout en termes de relation à l’information ; à la fois dans les modalités de cette relation et dans sa symbolique culturelle. La dématérialisation, un sujet pour les anthropologues… ?

 

Par Eric Wanscoor, Président - Qweeby

Lu 2608 fois Dernière modification le lundi, 01 juin 2015 13:28
La rédaction

Le service Rédaction a pour mission de sélectionner et de publier chaque jour des contenus pertinents pour nos lecteurs internautes à partir d’une veille approfondie des communiqués de presse pour alimenter les rubriques actualité économiques, actualités d’entreprises, études ou encore actualités sectorielles. Pour échanger avec notre service Rédaction web et nous faire part de vos actualités, contactez-nous sur redaction@gpomag.fr

Annonces

V3 Banniere

Le magazine digital

Inscrivez-vous à notre édition digitale pour feuilleter gratuitement le prochain numéro

inscrit.png   

Paru le 4 mars 2024
GPO Magazine N°113
Demandez votre exemplaire au service Vente au numéro

Lire l'extrait GPO 113.png

Paru le 27 novembre 2023
Édition Spéciale Transformation digitale
Recevez-le dès aujourd'hui !
Abonnez-vous à l'année en cliquant ici

Vignette Lire un extrait HS Transfo Digitale.png

Livres Blanc et E-book

Le Système d'Exploitation Hybride Windows 11 de Microsoft Booste la Productivité et la Sécurité en Entreprise
Microsoft a récemment dévoilé Windows 11, son dernier système d'exploitation, qui s'adapte parfaitement au mode…
Quelle stratégie pour établir une relation commerciale durable en Allemagne : un guide pour les dirigeants d’entreprises françaises
L'Allemagne, premier partenaire commercial de la France, demeure un marché d'exportation incontournable pour les entreprises…
Comment favoriser sa transition vers une économie mondiale durable ?
La CSRD contribue à l’objectif de l’Union européenne de promouvoir une économie durable et responsable,…
Plus de livres blanc

Webinaires

Facturation Électronique 2024 : une opportunité de performer pour les entreprises !
Une enquête de Wax Digital a révélé que 70 % des professionnels de la comptabilité…
Comment faire prospérer son entreprise dans la conjoncture actuelle ?
Pour accompagner les entreprises au plus près de leurs préoccupations, les experts de KPMG, Crédit…
Comment aborder la fin du « quoi qu’il en coûte » ?
Symboles du « quoi qu'il en coûte » comme réponse au Covid-19, les prêts garantis…
Plus de webinaires

Services aux entreprises

 

è  DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES : Une opportunité de performer pour les entreprises

visuel dématérialisation des factures.jpg

è  BUSINESS FRANCE : Établir des relations commerciales en l'Allemagne

L'Allemagne est le premier partenaire commercial de la France et représente le plus fort potentiel à l'export de la France à horizon 2025. Ce marché à la fois passionnant et exigeant mérite d'adopter une stratégie durable pour établir une relation commerciale sur le long terme. Tel est l'objectif de ce livre blanc de 64 pages intitulé "Quelle stratégie pour établir une relation commerciale avec l'Allemagne", proposé par Business France et ses partenaires de la Team France, et téléchargeable gracieusement.

 Couverture Livre Blanc Business France Allemagne.png

 

è  SYLOB : ERP pour l'industrie

Anticiper les évolutions industrielles et se projeter dans l'usine intelligente du futur, tels sont les objectifs visés par ce guide pratique de 20 pages à destination des PME intitulé "Industrie 4.0 & ERP", proposé par Sylob et téléchargeable gracieusement.

Couv Sylob CTA.png

 

è  ACROBAT : L'application PDF

Acrobat, l'application PDF n°1 adoptée par + de 5 millions de professionnels dans le monde. Rencontre avec Lofti Elbouhali, spécialiste Adobe chez inmac wstore

 

GPO Magazine

GPO Magazine, pour Gérer, Prévoir et Optimiser les ressources de l'entreprise est un magazine d'aide à la décision bimestriel, axé sur l'optimisation de la gestion d'entreprise, pour concrètement guider ses lecteurs dirigeants dans leurs réflexions stratégiques, leurs démarches opérationnelles, la gestion de leurs droits et dans le choix de leurs partenaires.

Une ligne éditoriale concrète et pertinente qui conjugue tendances, cas concrèts et témoignages, dossiers d'analyse, dossiers marchés, dossiers métiers, focus, point de droit, point international, point fiscal. Plus des " Avis d'Experts ".

Contactez-nous

Nos autres sites d'information

Twitter - Derniers posts