Il ne faut pas opposer facture PDF signée, facture PDF simple et EDI

Nombreuses sont les entreprises souhaitant passer au tout électronique dans un délai très court mais la réalité est toute autre. Certes, la Directive Européenne 2010/45/UE permet, en ouvrant la troisième voie du PDF simple, de lever les obstacles inhérents à l'EDI et à la signature électronique (2 voies qui bien qu'existantes depuis de nombreuses années n'avaient pas permis un décollage de la facture électronique). Toutefois, le premier frein reste l' « on-boarding » des fournisseurs càd l’adhésion de ceux-ci vers l’envoi de factures électroniques : c’est une démarche qui prend du temps.
 
Le second frein réside dans l’incompréhension des entreprises quant à la mise en place d’une piste d’audit fiable. Toutefois, la directive Européenne est claire sur ce point : elle n’impose nullement de mettre plus de contraintes sur la facture électronique que sur la facture papier. Dès lors, les factures en PDF simples doivent suivre les mêmes procédures et contrôles liés à la piste d'audit que les factures papier. Toute facture à valeur probante doit pourvoir justifier l’authenticité de l’émetteur, de l’intégrité du contenu (le fait que la facture n’a pas pu été modifiée) et doit être lisible. Les solutions de traitement des factures actuelles peuvent aisément aider à tracer cette piste d’audit, aussi bien pour les factures papier, numérisées, que pour les factures PDF.
 
 
L’utilisation d’un portail pour gérer la variété des formats et assurer une montée en charge rapide

L’idéal dans la mise en place d’une solution d’automatisation du traitement des factures et des e-factures est d’avoir la possibilité de mettre en place un portail factures qui permettra aux fournisseurs d’envoyer leurs factures sous le format qu’ils souhaitent (PDF, XML, …) voire de les saisir directement sur le portail,  sans que le client n'ait à se soucier de leur intégration dans son système comptable (ERP). Si le PDF peut sembler être une solution à court terme, car proche du papier, il est évident que l’XML semble être le format d'avenir dans la mesure ou convertir des données en image pour les re-convertir en données est une perte de temps. Et pour les TPE ou une petite PME l’intérêt du portail est la saisie directe de leur facture sur le web.

 
La réussite d’un projet de facture électronique réside aujourd’hui dans les services associés aux solutions

 
Quelque soit le format d’envoi des factures, la clé du succès pour le passage au tout électronique (ou du moins au pourcentage maximum en e-factures) dépend de la performance des outils et des services d'on-boarding de vos fournisseurs. Cependant ces services d’on-boarding restent rares sur le marché et manquent souvent de flexibilité. Votre capacité à enrôler vos fournisseurs déterminera pourtant votre ROI et la vitesse de passage au tout électronique, ou presque. Soyez donc vigilant sur ce point.

Par Christophe Rebecchi – Directeur Général ReadSoft France