En effet, aujourd'hui, 90 % des entreprises continuent de traiter leurs commandes manuellement, selon une étude réalisée par Esker/Le CXP . Pourtant, le traitement manuel coûte cher et entraîne de surcroît certains désavantages : perte de temps, erreurs de saisie et d'expédition, processus trop long, ou encore insatisfaction client.

La dématérialisation du flux des commandes permet pourtant à l'entreprise d'améliorer sa performance dans tous les domaines : financier, commercial, logistique ou encore au niveau du service client. Par exemple, le traitement des commandes fait gagner en efficacité et en réactivité grâce à l'affectation automatique, la gestion des commandes urgentes sans oublier la création automatique de la commande directement dans le progiciel de gestion de l'entreprise.

De plus, grâce au développement de solutions adaptées, proposées en mode SaaS ou licence, il est désormais devenu très simple de mettre en place un traitement automatisé des commandes, quel que soit d'ailleurs le mode d’envoi utilisé par les clients (e-mail, fax, EDI, papier ou encore Web).

L'intégration à l'ERP
La dématérialisation des commandes permet en effet de répondre à la problématique posée par la réception en mode multi-canal. En substance, la solution consiste à mettre en place un point d'entrée unique pour la réception des commandes et une gestion automatisée de leur traitement. Le gain de productivité par la suppression de la saisie manuelle des commandes est évident. Le système informatisé va rechercher et extraire les données clés de chaque commande, les vérifier pour éviter les erreurs en particulier sur des points tels que l'adresse d'expédition, la date de livraison, les conditions tarifaires, les commandes en double... Enfin, la solution automatisée permet également d'identifier les commandes spécifiques qui doivent être traitées séparément. Les gains de temps réalisés dans toutes ces opérations vont se faire au bénéfice du service client et du respect des engagements de service puisque les délais de livraisons seront plus cours et mieux tenus.

Enfin l'archivage des commandes dans le système ERP de l'entreprise apporte un avantage supplémentaire. Ce dernier devient entièrement dématérialisé, ce qui permet, outre le fait d'économiser du papier et de réduire sensiblement les coûts de stockage, de répondre plus rapidement à l’appel d’un client et de réaliser des études statistiques beaucoup plus efficacement, en d'autres termes, de faciliter l'entrée de l'entreprise dans le Big Data.

La dématérialisation performante est désormais celle qui englobe le cycle « order-to-cash ». En d'autres termes, il s'agit de dématérialiser le flux depuis la commande jusqu'à sa facturation finale. En engageant un processus complet allant de la prise de commande à la facturation client, un autre bénéfice s'ajoute pour l'entreprise qui va améliorer son flux de trésorerie et réduire ses besoins en fonds de roulement. Un aspect essentiel à l'heure où tous les postes doivent être optimisés !

Pour en savoir plus, lire la tribune réalisée par Esker, spécialiste des solutions d'automatisation de traitement de documents, sur les  « 5 meilleures pratiques pour optimiser votre flux de commandes clients ».

Tous les Focus Partenaires