Connectés à internet, les collaborateurs entendent travailler sur leurs documents professionnels et les partager avec des tiers, en tout lieu et à tout instant, comme le confirme une étude¹ menée par l’éditeur auprès de sa clientèle. Plus d’une entreprise sur deux a déclaré que l’accès aux données de l’entreprise en situation nomade était « très important » et pour un quart d’entre elles, c’est « indispensable ». Pour répondre à ces besoins légitimes, de nombreuses solutions cloud de synchronisation et partage de fichiers sont apparues sur le marché dans le sillage du précurseur américain Dropbox.

Ces solutions Cloud, initialement pensées pour un usage grand public, présentent des inconvénients majeurs sitôt transposées en milieu professionnel », observe Luc d’Urso, Président Directeur Général de Wooxo.

Parmi les principaux risques de perte ou fuite des informations stockées dans le cloud, on notera l’atomisation des données, l’absence de sauvegarde centralisée des documents synchronisés, la juxtaposition de volumes de stockage individuels, le décloisonnement entre les espaces privés et professionnels, etc.

Ecartelés entre les exigences de sécurité martelées par leurs conseils en informatique – qui plaident pour une « bunkerisation » du système d’information – et les gains de productivité que requiert l’ouverture au monde extérieur, les dirigeants d’entreprises constatent, pour plus d’un tiers d’entre eux², une utilisation « officieuse » et « incontrôlée » de solution grand public de synchronisation et partage de fichiers parmi leurs collaborateurs. Pire, ils sont bien souvent les premiers à y avoir recours faute de solution adaptée.

En évitant la publication des données sur internet, la solution YooSync proposée en mode Box, entend réconcilier les demandes d’émancipation numérique des collaborateurs et les exigences des dirigeants et responsables informatiques en matière de sécurité.

YooSync propose notamment :

•          l’accès distant sécurisé à tous les documents depuis n’importe quel terminal connecté dans le respect de la politique des droits concédés

•          la consultation, la modification et le partage des pièces entre plusieurs utilisateurs avec synchronisation sur tous les terminaux associés

•          le transfert de fichiers volumineux via un lien de téléchargement

Au-delà de ces fonctionnalités classiques, YooSync met à la disposition des utilisateurs des espaces collaboratifs, « les Workspaces », assortis d’une gestion de droits : chaque invité d’un espace collaboratif, qu’il soit interne ou externe à l’entreprise, pourra consulter les documents présents, en déposer, mais aussi les modifier et les synchroniser si les droits afférents lui sont accordés.

Avec 72 courriels par jour et par utilisateur, les messageries professionnelles saturent. Un salarié sur deux avoue être interrompu ou distrait par la messagerie toutes les dix minutes » ajoute Luc d’Urso. « Véritables espaces collaboratifs, les Workspaces vont significativement désengorger le trafic mail en évitant les aller et retours de pièces jointes, souvent volumineuses, modifiées entre émetteurs et destinataires ».

Yoosync offre aux PME des gains concrets de productivité jusqu’alors accessibles exclusivement aux grandes entreprises au travers de solutions coûteuses.

¹ Etude préliminaire au lancement de YooSync, réalisée au premier trimestre.

² Données issues de cette même étude.