Un logiciel comme OMS de Neopost, associé à une machine de mise sous pli, permet d’une part d’optimiser précisément le prix des envois en fonction de leurs poids et d’autre part, de regrouper en un seul envoi les courriers pour un même destinataire. Le retour sur investissement (ROI) commence à partir d’un volume à mettre sous pli, de 10 à 15 courriers/jour.

La dématérialisation gagne du terrain
Le développement des services en Saas pour le traitement numérisé du courrier en ligne, fax, e-mails et SMS, gagne du terrain sur toute la chaîne de traitement, depuis le poste de travail jusqu'au dépôt des plis dans une agence de La Poste. Il est notamment possible d’éliminer les doublons d’adresses ou de corriger les erreurs, un avantage appréciable sachant que 5 % des envois de courrier comprennent des plis non distribuables. De nombreux acteurs proposent aujourd’hui des solutions de dématérialisation comme Docapost, Neopost, Mobiltron, Esker ou Tessi.
Roland André, directeur général de Maileva, filiale du Groupe La Poste, indique à propos de la solution Maileva que « en quelques clics et en moins de 15 minutes, vous déclenchez automatiquement l’impression, la mise sous pli, l’affranchissement et la remise à La Poste, via notre plate-forme physique de traitement du courrier ». Les économies réalisées représentent la moitié des coûts de traitement classique du courrier et concernent autant la direction administrative et financière (DAF), que la Direction des ressources humaines, le marketing direct (campagnes, mailing, promotions) ou la relation client. « Dans l’entreprise, la DAF peut envoyer les factures avec un délai réduit via un connecteur sur l’ERP de l’entreprise. Il est aussi possible d’envoyer automatiquement une facture à date déterminée », précise Roland André.
Michel Soulier, directeur des services généraux des laboratoires Abott, pointe à propos de la solution Maileva, « un gain de temps appréciable avec une solution qui ne concernait au début que le service marketing. Nous avons étendu son usage à de nombreux autres services comme la vente, l’après-vente, l’assistance, le contrôle qualité, le juridique, etc. Nous utilisons la version la plus simple, pour de petits volumes en général mais jusqu’à 8 000 exemplaires pour certains mailings ».
En 2010, AG2R La Mondiale a externalisé la production et la remise postale avec la solution Bee-Post, tout en assurant une gestion des retours et un archivage à valeur probatoire. Les utili­sateurs disposent d'un serveur de suivi, d'administration et d'archivage, incluant la traçabilité unitaire et la remontée des preuves de dépôt et de distribution.

Organiser le processus de dématérialisation courrier
Comme pour tout projet de dématérialisation, il faut intégrer correctement le traitement automatisé et numérisé du courrier dans le flux d’informations de l’entreprise. Les prestataires de solutions ouvrent leurs applications vers le système informatique de leur client en leur proposant un connecteur logiciel pour relier de manière simple le flux de traitement courrier à leur application métier, leur ERP ou leur CRM.
De plus, une entreprise qui envisage de dématérialiser le courrier ne doit pas négliger l’impact sur l’organisation du travail, surtout dans les PME qui traitent de gros volumes de plis et de colis.
En ligne de mire, la réorganisation des services concernés suite au gain de temps réalisé avec l’automatisation du traitement du courrier.

Serge ESCALÉ

Plate-forme de services Mobiltron : ouverture, tri et qualification des courriers entrants Dans le champ des possibles en matière d’externalisation du courrier entrant, la PME Mobiltron a développé une offre pour la gestion des courriers des entreprises et des collectivités. L’entreprise cliente ne reçoit plus de lettres-papier à son adresse, cesdernières sont reroutées vers Mobiltron, qui virtualise et diffuse les documents reçus le jour même sur tout l’ensemble des sites du client, grâce à un outil de GED. Sur sa plate-forme, Mobiltron assure également la dématérialisation des factures fournisseurs, avec inté­gration du circuit de validation (workflow). Enfin, les données sont hébergées durablement chez Mobiltron en toute sécurité.