Au-delà des composantes classiques qui représentent 90 % du TCO (loyer, car­burant, assurance…), il existe près d’une dizaine de coûts peu appréhendés par les entreprises : sinistralité, comportement de conduite, forfaits des prestataires (bris de glace, pneumatiques, véhicules de remplacement, entretien), etc. Ces coûts, encore trop méconnus ou qui, faute de temps, ne font pas l’objet d’une analyse approfondie, offrent pourtant de réelles opportunités aux entreprises d’optimiser leur TCO flotte. « Une entreprise qui fait par exemple le choix de passer d’une facturation forfaitaire à une facturation au réel pour certaines prestations, peut, sous certaines conditions, réaliser d’importantes économies, souligne Matthieu Blaise, directeur de la Practice Flotte Automobile chez Cristal Decisions. Des économies de l’ordre de 30 à 50 % sur les prestations de pneumatiques, bris de glace, véhicules de remplacement,… Au total, l’entreprise peut ainsi diminuer jusqu’à 10 % de son TCO. Il faudra cependant mesurer les éventuelles contraintes de gestion et d'évolution des prix avant de prendre une décision ».

Sinistralité : un gouffre pour les entreprises
Pourtant, fortement impactante en termes de coûts, la sinistralité fait ainsi partie de ces compo­santes du TCO encore trop peu appréhendées par les entreprises. En cause : leur manque de visibilité sur les conséquences financières des sinistres. « Certes, elles disposent parfois de quelques éléments statistiques et de benchmarks nationaux auxquels elles peuvent se comparer, mais cela reste insuffisant pour appréhender les coûts réels liés à leurs sinistres », explique Marc Bodson, directeur général de Beltoise. En effet, la sinistralité d’un parc, au-delà de son incidence sur le montant des primes d’assurance, cache de nombreux coûts, souvent peu connus des entreprises et de leurs gestionnaires de parc, tels que ceux liés à la location d’un véhicule de remplacement ou encore à l’immobilisation d’un conducteur. « Par exemple, il est important d’analyser la nature des sinistres des conducteurs, ajoute Marc Bodson. Un sinistre intervenu lors d’une manœuvre peut générer peu de dégâts mais nécessiter l’application de la franchise, un coût à ne pas négliger surtout lorsque cette typologie de sinistres est répétitive. De même, lorsqu’un sinistre entraîne un arrêt de travail, l’entreprise doit prendre en compte les coûts liés à l’absence de son collaborateur en termes d’exploitation, voire à son remplacement temporaire ». Souvent, les informations relatives aux divers éléments du coût d’un sinistre sont détenues par différents services tels que la DRH ou la DAF, le gestionnaire n’y ayant pas toujours accès. Pour se donner les moyens d’intervenir correctement sur cette composante « sinistralité » du TCO et en connaître les enjeux, il donc est important que l’entreprise la valorise et l’évalue de manière complète. « Dans neuf cas sur dix, il convient d’abord de récupérer ces informations auprès des différents services qui les détiennent, de les consolider puis de les analyser », poursuit Marc Bodson.

Adapter les plans d’actions à la typologie des sinistres
Le gestionnaire du parc pourra alors s’appuyer sur ces analyses pour mettre en place des actions adaptées à la typologie des sinistres et à leurs conséquences. Si ces sinistres sont principalement dus à des manœuvres, il peut ainsi envisager d’équiper ses véhicules en parc de radars de recul avant et arrière. Si les sinistres sont liés à des dépassements intempestifs, ou à une vitesse excessive, il pourra les équiper de dispositifs de contrôle de distance de sécurité et de déclenchement d’un freinage automatique. « Ces dispositifs fonctionnent de mieux en mieux et incitent les conducteurs à respecter les distances de sécurité », indique Marc Bodson.
Au-delà de ces équipements, il convient éga­lement, pour baisser la sinistralité, de se pencher sur le comportement de conduite des conducteurs. La prévention du risque routier a désormais fait ses preuves en termes d’efficacité, notamment sur le taux de sinistralité des conducteurs et donc, des coûts qui y sont liés. « Souvent, ce sont 20 % des conducteurs qui génèrent 80 % des sinistres, explique Marc Bodson. S’il ne faut pas les stigmatiser, les formations doivent néanmoins leur être conseillées pour améliorer leur comportement de conduite ». Ces formations permettent également d’agir sur la consommation de carburant des conducteurs, composante essentielle du TCO d’un véhicule (la consommation de carburant représente jusqu’à 45 % du TCO véhicule).

Amendes : un coût homme négligé
La gestion des amendes représente également un centre de coût sous-estimé par les gestionnaires de parc. Rappelons qu’en France, les entreprises en reçoivent en moyenne 1,8 million par an. Or, de la réception jusqu’au recouvrement, en passant par la recherche de l’identité du conducteur ou la transmission aux services administratifs concernés, la gestion des amendes est un processus particulièrement coûteux. « Pour une entreprise qui dispose d’une flotte de 800 véhicules, le traitement manuel et papier des amendes peut prendre jusqu’à un équivalent temps plein », explique Fabrice Denoual, directeur général adjoint stratégie et développement d’ALD Automotive.

Pour accompagner les entreprises dans cette démarche, les prestataires tels que les loueurs ALD Automotive, Arval ou encore Leaseplan, mais également certains cabinets de conseil spécialisés comme ERCG, ont développé des process auto­matisés grâce auxquels l’entreprise réduit considérablement le temps et le coût de traitement des amendes. Par exemple, ERCG propose, au travers de sa prestation en la matière, une identification rapide du contrevenant et automatise la remontée des informations le concernant, l’édition d’un courrier pour lui transmettre l’amende, le remplissage du formulaire en exonération et, enfin, la requête en exonération automatique grâce à une relation directe et électronique avec l’Antai*. ALD Automotive met pour sa part à la disposition des entreprises sa solution ALD fine management. « Elle fluidifie, simplifie et optimise la gestion des contraventions relevées par contrôle automatique (radar, feu rouge,...) ou par un dispositif de procès-verbal électronique, ajoute Fabrice Denoual. Elle propose par ailleurs un reporting global sur la répartition des contraventions de la flotte sur les 12 derniers mois ainsi qu’une interface d’affectation des contraventions permettant de désigner le conducteur présumé responsable de l’infraction afin que l'avis de contravention lui soit directement adressé par l’Administration ».

Ressources humaines : un coût trop souvent négligé
Enfin, des économies sont également réalisables en matière de processus de gestion de flotte. En effet, une double saisie des factures, des notes de frais mal identifiées ou encore un outil de gestion non-adapté génèrent aussi des coûts cachés... Ainsi, lorsque les factures sont gérées par le service comptabilité et le gestionnaire de flotte, la double saisie des données peut entraîner un risque d'erreur et un surcoût, notamment en termes de ressources humaines. D’autre part, un manque de suivi et de contrôle de certaines dépenses relatives, par exemple, aux cartes carburants ou badges autoroutiers laisse la porte ouverte à des dérives ou à des abus : usage à des fins personnelles, notes de frais mal identifiées. Par ailleurs, la gestion de la flotte automobile nécessite souvent de traiter un volume très important des données qui, pour un seul véhicule, représentent plusieurs dizaines de lignes chaque mois (carburant, péage, parking, lavage, loyers,… ). Or, les analyses des coûts et l’exactitude des calculs fiscaux et sociaux (TVS, avantages en nature, engagement de location, récupération de la TVA,… ) dépendent de la fiabilité et de l’exhaustivité de ces données. « 50 % des entreprises maîtrisent mal l’application et le calcul de la fiscalité, ajoute Matthieu Blaise. Pour les accompagner dans le calcul des taxes dont elles sont redevables, l’Urssaf accepte d’ailleurs, depuis quelques mois, qu'elles recourent à des boîtiers embarqués dans les véhicules. Ils permettent de définir les kilomètres réalisés à titre professionnel et à titre privé et ainsi, de payer le juste prix de la taxe liée aux avantages en nature ».

Mais pour détecter l’ensemble de ces coûts cachés et mieux les maîtriser, il est indispensable que les gestionnaires de flotte fassent appel à une solution de gestion de parc. Elle leur permettra notamment d’automatiser les processus de gestion et de recueillir et centraliser toutes les données relatives à l’utilisation d’un véhicule sur un système unique, facilitant leur analyse. « Un tel outil permet de réduire d'environ 30 % le temps de gestion et de générer jusqu’à 10 % d’économie externe par l’automatisation de certaines tâches ou la détection d’anomalies, telles les éventuels écarts de facturation », ajoute Matthieu Blaise.

S’il existe de nombreuses solutions pour identifier et maîtriser les coûts cachés, elles ne sauraient cependant être efficaces sans une étroite concertation entre le gestionnaire de parc, les différents services de l’entreprise concernés par ce poste de dépense (DRH, Direction des achats, Direction des services généraux) et les prestataires externes (loueurs, constructeurs).

Monitorer son parc pour cibler au plus près les actions d’optimisation des coûts
Avant de se lancer dans un plan ambitieux d’optimisation de ce TCO flotte, il convient que l’entreprise fasse un état des lieux de son parc, en réalisant un audit de l'existant. En la matière, deux postes sont plus particulièrement intéressants à étudier : la sinistralité, car elle impacte le montant des primes d’assurance ou encore les frais de restitution ; la consommation de carburant, qui pour sa part impacte le coût d’un poste, représentant déjà jusqu’à 45 % du TCO, mais également le bilan carbone de l’entreprise. Pour analyser ces postes de dépense, l’entreprise peut recourir à des solutions de monitoring adaptées pour juger en temps réel du comportement routier et du bilan écologique de l’entreprise. Elles permettront, par exemple, au gestionnaire de parc de connaître en temps réel le coût moyen de restitution d’un véhicule, la fréquence et/ou la typologie des sinistres par collaborateur (bris de glace, collisions,…), le prix de revient kilométrique d’un véhicule, etc. À partir de ces indicateurs, le gestionnaire de parc pourra alors bâtir des plans d’actions pour améliorer son TCO.