Désormais rattrapées par la jurisprudence et certains articles de loi, elles sont contraintes légalement de les protéger dans toutes les étapes de leur déplacement, ce qui inclut un suivi sur place et en continu.

Dans une étude que nous avons réalisée avec le groupe Aberdeen, nous observons que plus de 60% des entreprises sont en retard dans la mise en œuvre des politiques de gestion des risques liés aux déplacements professionnels. Certaines, parmi les plus performantes, ne disposent pas d’une telle politique de gestion des risques et seulement la moitié des entreprises interrogées offrent un accès en temps-réel aux informations sur les voyages.

Au-delà du simple tracking des voyageurs, les évaluations pré-voyage sont nécessaires au voyageur afin qu’il soit préparé au mieux, une fois arrivé à destination. Cela peut inclure une présentation de la situation économique, sociale et politique du pays, la liste des zones à éviter à certaines heures de la journée, les vaccins et traitements à effectuer ou encore des indications relatives aux conditions climatiques. Les évaluations post-voyage, quant à elles, prennent en compte le stress des employés, les évènements survenus, le décalage horaire et leur état de santé. Ces éléments font partie intégrante des principes du Duty of Care que doivent appliquer les entreprises, et ce tout particulièrement quand cela concerne des voyageurs effectuant de longs trajets. Ces mêmes principes doivent s’appliquer sur des voyageurs qui ne quittent pas le sol français, rappelons-le.

Jusqu’à très récemment, il était difficile de réaliser ces évaluations du risque et la communication associée. Plus aucunes excuses aujourd’hui. Les technologies mobiles « grand public » suffisent à répondre aux besoins et aux risques rencontrés sur le terrain et permettent de communiquer instantanément avec le voyageur avant ou au cours de son déplacement. Il devient capital pour les entreprises d’avoir accès à des technologies permettant le suivi et la géolocalisation des employés où qu’ils se trouvent via leurs smartphones afin d’évaluer les risques potentiels 24h/7j, mais également établir avec eux une communication en continu. Plus besoin de « roaming des données », les SMS suffisent.

Pour ce faire, les entreprises peuvent avoir recours à des solutions du type « Travel & Expense » qui apportent des conseils utiles (zones à éviter, type de transport en commun recommandé, etc.) ou qui alertent en cas d’événement imprévu (crise politique, accident grave, problème environnemental, etc.). Plus besoin d’appartenir à une industrie qui travaille en « zones sensibles » pour bénéficier de ces innovations : toute entreprise, qui n’opérerait qu’au niveau national, peut également en bénéficier.

En conclusion, de nombreuses entreprises doivent encore progresser quant à la gestion du risque de leurs collaborateurs et la mise en œuvre d’une solution Travel & Expense leur permettra de mieux répondre aux obligations légales de sécurité de leurs forces vives. En disposant d’un socle technologique commun qui centralise la donnée pour la gestion des déplacements, elles pourront disposer d’une information fiable et agir plus rapidement en cas de nécessité.

Par Emmanuel Vergé, Directeur Marketing de Concur France, spécialiste des solutions de gestion des notes de frais et déplacements professionnels

¹ http://fr.april-international.com/global/conseils-informations/salaries-a-l-etranger-responsabilite-juridique-de-l-employeur