Réalisé manuellement au sein du service Administration des Ventes produits finis et accessoires, le traitement des commandes était très chronophage et parfois source d’erreurs. Le groupe Vaillant a donc souhaité faire évoluer ce processus pour gagner en productivité, améliorer son cycle Order-to-Cash et répondre à sa démarche environnementale de réduction des consommables.
 
Suite à un appel d’offres, la société a confié ce projet à Esker qui répondait en tous points aux besoins exprimés : une solution SaaS compatible avec son ERP SAP® et son outil de CRM Salesforce®, un outil ergonomique et évolutif et une société de dimension internationale capable d’accompagner le développement de la solution sur d’autres filiales.
 
« Nous avons fait le choix de la dématérialisation avec Esker pour supprimer le volume exponentiel de papier qui s’amassait dans nos bureaux. En plus du gaspillage, la gestion manuelle des bons de commande engendre beaucoup de perte de temps au moment de la réception et de la diffusion interne des documents, sans compter les heures perdues à archiver et à rechercher les documents au sein de notre service Administration des Ventes » explique Thierry Tournier, Directeur Administratif et Opérations de la filiale française du groupe Vaillant.
 
La solution Esker permettra dorénavant au groupe d’automatiser intégralement le traitement de ses bons de commande selon le processus suivant :
§  Réception de la commande par fax au sein de la solution et extraction intelligente des données,
§  Routage de la commande à la personne concernée en fonction de règles d’attribution : nom du client, produits, zone géographique et niveau d’urgence,
§  Archivage automatique du bon de commande avec toutes les données renseignées dans SAP® afin d’accéder aux documents originaux et de faciliter les recherches ultérieures,
§  Diffusion, dans certains cas, d’un duplicata de la commande à un tiers (équipe prescription par exemple).
 
« Notre besoin était moins sur la saisie que sur l’assignation des commandes à la bonne personne et sur la traçabilité. Avec la solution de dématérialisation Esker, nous n’avons plus besoin d’avoir une personne qui trie les fax et les distribue, un par un, aux personnes concernées. Cette répartition se fait automatiquement selon un ensemble de règles d’affectation sur lesquelles nous avons la main. Avec Esker, nous avons fait le choix d’une solution sur-mesure, évolutive, avec un prestataire de dimension internationale » ajoute Thierry Tournier.
 
Les bénéfices attendus, tant qualitatifs que quantitatifs, sont nombreux :
§  Suppression du papier, donc diminution de l’empreinte écologique liée à la consommation annuelle d’environ 300 ramettes de papier (soit 13 arbres) nécessaires à l’impression des commandes et réduction des coûts des consommables associés,
§  Réduction des volumes d’archives stockées en interne et auprès d’un prestataire,
§  Gains de temps et de productivité pour les assistantes commerciales qui peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée,
§  Réduction des erreurs engendrées par le traitement manuel des bons de commande,
§  Amélioration du cycle Order-to-Cash afin de traiter plus rapidement les commandes client, de livrer plus vite et d’encaisser les créances dans le respect du cadre de la LME, en évitant les retards liés à d’éventuels litiges administratifs.
 
Satisfait de la solution et des équipes Esker, le groupe Vaillant souhaiterait étendre son utilisation à d’autres documents de gestion et à d’autres filiales en Europe.