Le Groupe CHÂTEL dématérialise ses factures avec Esker

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Le Groupe CHÂTEL, ETI familiale spécialisée dans le transport et la logistique, a choisi Esker pour dématérialiser ses 20 000 factures fournisseurs annuelles. Le Groupe CHÂTEL a ainsi fiabilisé l’ensemble du processus de gestion de sa comptabilité fournisseurs et gagné en efficacité dans le traitement de ses factures.


Une ETI familiale multi-sociétés et multi-sites

Auparavant, le Groupe CHÂTEL gérait manuellement le traitement de ses factures fournisseurs en provenance de ses 10 sociétés réparties sur 7 sites. Une tâche complexe qui engendrait de nombreux désagréments pour les 6 personnes du service comptable basées au siège social :

- Un manque de contrôle et de sécurité sur le processus d’enregistrement des factures, avec un risque de paiement en doublon de certaines factures,

- Un temps de traitement des factures trop long en raison de la distance entre les sites et d’un acheminement parfois laborieux qui pouvait retarder de 10 à 15 jours l’enregistrement des factures,

- Un manque de traçabilité en interne pour retrouver les factures et un manque de visibilité sur le circuit de validation,

- Une mauvaise répartition de la charge de travail et une volonté de l’équilibrer davantage.

" Grâce à la dématérialisation des factures fournisseurs d’Esker, nous sommes passés d’une gestion artisanale à la fiabilisation de notre processus de gestion. Notre objectif était d’optimiser notre comptabilité fournisseurs, de gagner en efficacité et d’avoir un meilleur suivi et contrôle de l’ensemble du processus. Qui plus est, la solution Esker s’interface parfaitement à notre système comptable Cegid ", précise Mickaël Asseline, Directeur Administratif et Financier du Groupe CHÂTEL.

Une solution de dématérialisation interfacée au système comptable Cegid

Mise en place en 2014, la solution de dématérialisation Esker s’interface directement à l’ERP de la société Cegid. Le Groupe CHÂTEL a redirigé son courrier pour recevoir l’intégralité des factures papier directement au siège social sans passer par chacune des filiales. Ce sont désormais les comptables, basés au siège, qui scannent les factures pour une comptabilisation à J+1.

À ce jour, 10% des factures arrivent directement par e-mail, ce qui permet d’économiser l’étape de numérisation. Le Groupe CHÂTEL réalise actuellement une campagne de sensibilisation des fournisseurs pour augmenter son taux de factures électroniques reçues.

Quel que soit le canal de réception, les 20 000 factures fournisseurs annuelles du Groupe CHÂTEL sont ainsi automatiquement comptabilisées dans l’ERP Cegid.

Accélération et fiabilisation du processus de traitement des factures fournisseurs

Grâce à la solution Esker, le Groupe CHÂTEL a constaté de nombreux bénéfices :

- Une accélération du traitement des factures qui se fait désormais quotidiennement,
- Un gain de temps dans le circuit de validation qui compte une cinquantaine de valideurs et 4 à 6 niveaux d’approbation,
- Des lettrages comptables et règlements effectués de manière hebdomadaire plutôt que quotidiennement,
- Une gestion des bilans de fin d’année simplifiée, plus besoin de chercher dans les dossiers papier,
- Une traçabilité de toutes les factures, avec la possibilité de retrouver l’historique à tout moment dans la solution Esker et l’ERP Cegid,
- Une meilleure gestion de la trésorerie grâce à la visibilité sur les décaissements,
- La possibilité de créer des profils de consultation notamment pour les commissaires aux comptes.

Grâce à l’application, les valideurs en situation de mobilité peuvent accéder à la solution Esker afin de gérer, valider et traiter leurs factures où qu’ils se trouvent 24h/24, 7j/7 depuis leur smartphone.

" Déployée en seulement 1 mois, la solution Esker de dématérialisation des factures fournisseurs a été prise en main très rapidement par les utilisateurs et les approbateurs qui avaient été préalablement formés en interne. La solution Esker est aujourd’hui devenue tout simplement indispensable au sein du Groupe CHÂTEL et nous ne pourrions pas revenir en arrière ! ", ajoute Mickaël Asseline.

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