Répondre aux nouvelles exigences organisationnelles, fiscales et réglementaires

L’Institut Technique de la Betterave (ITB) a été créé en France en 1944 à l’initiative du syndicat des planteurs de betterave et des fabricants de sucre. L’ITB est un organisme à but non lucratif, qui fonctionne grâce aux cotisations de ses mandants et aux subventions obtenues auprès des pouvoirs publics, dont l’objectif est d’adapter constamment la culture betteravière aux évolutions scientifiques, techniques et sociétales. Ses ingénieurs agronomes conduisent des recherches expérimentales visant à améliorer la culture, la compétitivité et la durabilité de la filière betteravière. Recherches qui sont ensuite expérimentées sur le terrain, sous la houlette des responsables des sept délégations régionales : entre 30 et 40 projets sont menés de façon simultanée, par 45 personnes en moyenne, pour un budget global de fonctionnement de 5 millions d’euros. Les résultats de ses recherches et expérimentations sont diffusés gracieusement dans la filière betterave sucre éthanol.

En 2013, l’Institut a décidé de solliciter également des fonds privés et de s’ouvrir au secteur lucratif. Il est donc en train de mettre en place une sectorisation de son activité, entre le non-lucratif et le lucratif. L’organisme devra justifier, auprès de ses différents financeurs (mandants, pouvoirs publics et sociétés privées), des ressources affectées sur chacun des projets qu’ils subventionnent. En outre, il sera tenu, d’un point de vue fiscal, de rendre compte de la répartition de ses dépenses entre activités lucratives et non lucratives.

Un déploiement rapide et performant

« Les outils de gestion opérationnelle des collaborateurs, que nous utilisions jusqu’alors, n’étaient plus du tout adaptés à nos besoins et à nos nouvelles contraintes, du fait de leur manque de transparence et de fiabilité », explique Marie-Hélène Hommet, responsable administratif et financier de l’ITB. Il devenait donc urgent de mettre en place de nouvelles solutions, qui permettent à l’ITB de gérer les temps et activités, ainsi que les dépenses, par projet.

Trois éditeurs sont identifiés et sollicités pour un appel d’offre. En décembre 2012, c’est finalement Eurécia, et son partenaire EXlance, qui sont retenus par l’ITB. Outre les performances de ses solutions et leur prix attractif, ce sont la réactivité et la disponibilité de leurs équipes ainsi que la simplicité et la rapidité de mise en œuvre des différents modules qui ont séduit l’ITB. « Nos interlocuteurs se sont montrés très à l’écoute de nos besoins », poursuit Marie-Hélène Hommet.

Dès février 2013, chacun des modules – gestion des temps et activités, des notes de frais, et des absences et congés – était opérationnel. Un déploiement rapide, notamment dû au mode de mise à disposition des outils : en SaaS. Grâce à l’ergonomie et la convivialité des interfaces, les salariés de l’ITB ont pu être très rapidement autonomes sur ces nouveaux outils, et la direction administrative et financière d’en mesurer pleinement les bénéfices.

Une solution complète de gestion opérationnelle du personnel et des projets

Les différents modules ont été paramétrés pour que les temps de travail et les frais puissent être affectés par thème et par projet. « L’arborescence a été calquée sur celle de notre logiciel de comptabilité, ce qui va permettre d’y déverser automatiquement toutes les informations saisies et validées en amont, précise Mme Hommet. Notre logiciel de paie ne permet pas, malheureusement, de reprendre automatiquement les informations en provenance du module de gestion des notes de frais, mais les rapports fournis en standard par Eurécia nous permettent d’économiser du temps pour la ressaisie. » Désormais, l’ITB est en ordre de marche pour être en conformité avec ses obligations réglementaires et fiscales. L’organisme va pouvoir disposer d’une visibilité précise sur les ressources affectées et les dépenses afférentes à chaque projet. Et la TVA a pu été intégrée aux notes de frais, pour les activités lucratives.

Les salariés, quant à eux, accèdent désormais en temps réel aux plannings des congés de l’ensemble des collaborateurs, ce qui facilite la planification et l’organisation des projets entre le siège et les directions régionales. Dès que la synchronisation bidirectionnelle entre les modules temps et activités et planning sera opérationnelle, l’ITB déploiera le planning pour gérer à la fois le réalisé et le prévisionnel.