Les premiers contacts entre les deux sociétés datent de 2006 lorsque Ludovic Tendron, Responsable Qualité au sein de la filiale bourguignonne de Vinci Construction France, assiste à une démonstration de la solution DocuGed.

Fortement intéressé par l'intégration de cette GED en interne, il convainc Patrice Ménégaldo, Directeur Régional de la société, d'en faire l'acquisition.
"Le moteur de recherche de documents que nous avons conçu a séduit les décideurs du groupe par sa puissance et sa simplicité d’utilisation. La solution est conçue dans l’optique de retrouver instantanément le document souhaité via un mot clé" explique Hervé le Barbanchon, Responsable au sein du Document Numérique.
 
L'exploitation de l'outil démarre en avril 2007 avec, en préambule, le traitement de la comptabilité et notamment la gestion des factures. "Habituellement, la partie courrier est la première concernée mais au vu du volume de factures traité au sein de l'entreprise nous avons préféré nous attaquer directement à l'aspect comptable" précise Ludovic Tendron. En effet, 2 500 factures, concernant toute la Bourgogne, sont traitées chaque mois. Avant DocuGed, le service comptabilité était dans l'obligation de réaliser systématiquement une copie de sécurité, indispensable en cas de perte de l'original. Une étape supprimée grâce à l'arrivée de la solution avec, à la clé, une importante économie de papier.

PRÈS DE 150 UTILISATEURS
A ce jour, plus de 150 000 documents ont été scannés, générant, à court terme, un gain de temps considérable pour les recherches d'informations. Le dispositif permet à chaque utilisateur de se recentrer sur son activité en répondant à ses besoins spécifiques, peu importe le poste occupé ou la recherche effectuée.
L’outil est full Web, accessible de n’importe quel endroit, sans aucune restriction concernant les fonctionnalités. "Le fait qu'il se dédouane totalement de l'arborescence est un gros avantage car son usage en est simplifié et intuitif. Les autres atouts principaux sont les aspects clés en main et les possibilités de personnalisation du logiciel. Finalement, les sociétés qui l'utilisent créent leur propre DocuGed. Une fois formé sur les basiques, la solution est très simple et offre la possibilité de créer rapidement ses propres documents comme ceux concernant les travaux" ajoute Ludovic Tendron.
Afin d’atteindre ce résultat, un transfert de compétence a été réalisé et Ludovic Tendron assure dorénavant la formation en interne. Malgré une appréhension au démarrage liée au changement, l'adhésion au sein de l'entreprise est maintenant totale. Le nombre d'utilisateurs est passé de 50 à près de 150 en huit ans et les salariés sollicitent régulièrement le Responsable Qualité pour la création de nouveaux process en lien, le plus souvent, avec le démarrage d’un chantier.
"DocuGed est étudié pour être au plus près des besoins de utilisateurs. La solution est pratiquement autant utilisée que l'applicatif métier, elle est donc très consultée" indique Hervé Le Barbanchon. L'Outil permet, par exemple, de contrôler en temps réel les chiffres d'affaires et de réaliser des exports Excel très simples et lisibles en un coup d'œil.

TAUX DE CONSULTATION DE 130%
L'étape de la diffusion par processus, en 2010, a marqué une nouvelle avancée. Des centaines d'heures dues à la photocopie des documents pour remettre aux personnes concernées sont économisées.
L'information est dorénavant diffusée électroniquement et instantanément, avec l'envoi automatique de 9 000 documents aujourd'hui, contre à peine 2 000 en 2011.
 
Après plus de  huit années de collaboration, un outil statistique a été mis en place faisant ressortir des chiffres marquants et significatifs. Sur près de 150 utilisateurs, 5 à 6000 heures ont été économisées et le volume de papier a diminué de 50%. Concernant le ratio entre le nombre de documents classés et ceux consultés, le taux de consultation a atteint 130% en 2014 et ce chiffre est en constante augmentation. "Si la vitesse de croisière a été atteinte concernant le classement et la consultation des documents liés à la comptabilité, pour ceux relatifs aux travaux nous constatons une très forte hausse depuis 2013, signe que l'utilisation de DocuGed devient systématique pour les différents services" résume Ludovic Tendron.
 
Fort de cette collaboration, les deux sociétés ont travaillé sur un nouveau projet. Une interface est, en effet, développée pour relier le logiciel spécifique de comptabilité de la filiale de Vinci à DocuGed et automatiser la tâche. Une démarche qui évitera à une personne de passer deux jours par mois à scanner ces documents administratifs.