La mise en place de cette solution constitue la première étape d’un projet de dématérialisation global et de GED (Gestion Electronique de Documents) d’entreprise qui sera progressivement développé d’ici fin 2017 en partenariat avec le Groupe T2i, et qui concernera à terme plus de 150 personnes.

Suite au fort développement du Groupe, tant au niveau croissance organique que croissance externe, et pour améliorer ses processus, le Groupe EFIRE a souhaité mettre en œuvre, depuis 2014, un important programme de dématérialisation. Nouvelle brique de cette stratégie initiée début 2016, le projet de dématérialisation des factures fournisseurs est en cours de déploiement. Interfacé avec l’ERP Sage X3, il permet de gérer 1 500 factures par mois.

Pour le projet, une équipe de 4 personnes du Service Comptabilité, centralisée à Lyon, a été formée spécifiquement par le Groupe T2i.

Deux flux différents sont intégrés : les factures papier via une application de LAD et les factures numériques au format PDF, qui sont, après validation par le service comptable, envoyées vers l’ERP. Le flux papier est numérisé via un Scanner Kodak Alaris i2400. Les factures et les documents annexes sont ensuite archivés dans la GED pour consultation depuis les applications métiers ou via le navigateur documentaire.

« Même si nous ne pouvons pas mesurer encore complétement l’ensemble du retour sur investissement, le gain de temps est actuellement de 4 jours hommes par mois, soit l’équivalent d’une journée par mois. De plus nous pouvons désormais, en cas de besoin, retrouver rapidement et facilement les documents » indique David Toinon, Responsable ERP-SI du Groupe EFIRE.

Améliorer les processus grâce à une GED d’entreprise

Démarré début 2014, avec une première application dans le domaine des ressources humaines puis avec la dématérialisation des factures fournisseurs, le Groupe EFIRE souhaite désormais développer son projet « zéro papier ». Pour ce faire, le Groupe EFIRE a accepté d’être « site pilote » de la solution de GED ECM4 du Groupe T2i en cours de déploiement.

Ainsi, d’ici fin 2017, de nouveaux documents seront intégrés et seront accessibles au fur et à mesure, via l’ERP Sage X3. Il s’agit de l’ensemble des documents de la gestion administrative et comptable (factures fournisseurs, factures achats, contrats clients…), de l’ensemble des documents collaborateurs (fiches de paie, contrats de travail, entretiens annuels d’évaluation…), des documents liés aux ventes et aux achats (devis, commandes, bons de livraison, gestion des certificats matières, notamment pour l’activité négoce).

Enfin, une application consacrée à l’équipe qualité permettra de gérer les processus dédiés de l’entreprise (versioning, gestion des autorisations, …) et d’accéder, en fonction de son profil, aux modes opératoires et processus validés concernant son site de production.

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Le choix du scanner Kodak Alaris

Le scanner utilisé pour la numérisation des factures est un Kodak i2400 fabriqué par Kodak Alaris. Il est intégré en amont de la solution de dématérialisation des factures fournisseurs du Groupe T2i. Il génère des fichiers, automatiquement intégrés à la GED, après vérification de l’équipe comptable, dans l’ERP Sage X3. Le groupe EFIRE numérise jusqu'à 2 000 documents par mois avec le scanner et des lots de 50 pages.

« Nous sommes très satisfaits de la solution matérielle Kodak Alaris, fiable, performante et facile à utiliser. Nous avons particulièrement apprécié la compacité du scanner et sa rapidité, notamment grâce à la possibilité de numériser un document recto-verso en un seul passage ; ce qui permet des gains de temps importants », précise David Toinon, Responsable ERP-SI du Groupe EFIRE.