1/ Privilégier la formation
Différents types de formation peuvent être envisagés selon le nombre d'employés concernés par le changement : séminaires en ligne, déjeuners-réunions, sessions de questions-réponses, etc. Des formations générales récurrentes permettent de tenir les employés au courant des changements apportés aux outils et de s’assurer qu'ils cernent bien l'intérêt de l'application.
Une autre méthode consiste à répartir les employés par département, car ils sont susceptibles de soumettre des notes de frais similaires et d'engager les mêmes types de dépense. Ce type de formation personnalisé peut se révéler plus utile. Les sessions de formation générale organisées chaque trimestre ou semestre sur quelques plages horaires offrent alors la flexibilité requise pour les employés en couvrant des sujets plus larges et généraux et en permettant d'organiser des débats sur les améliorations.

2/ Optimiser l’intégration
Une des clés de la réussite est de former les collaborateurs à la politique appliquée dès leur intégration dans l’entreprise. Mais il est aussi important de les encadrer, notamment lorsque l’on constate des activités non conformes. Ainsi, en cas d’infraction, la cause est rapidement identifiée et avec le bon encadrement, ce type de situations à peu de chances de se reproduire. Cela permet d’être rassuré quant à la compréhension de la politique par la majeure partie du personnel ainsi qu’un meilleur respect des règles de conformité.

3/ Communiquer sur les changements à venir
Il est important de s'assurer que le personnel connaît les politiques en place concernant les nouveaux systèmes et processus, et qu'il y adhère dès le départ. Gardez à l'esprit que les employés de longue date peuvent être réticents au changement. Il est donc essentiel de mettre en place une stratégie de communication transparente et mûrement réfléchie. Obtenir le feedback d’un échantillon représentatif de collaborateurs peut être un moyen d’augmenter l’adoption de ces nouvelles technologies par l’ensemble du personnel. Impliquer le personnel dans la rédaction de la nouvelle politique de voyage.

4/ Instaurer une culture de la responsabilité
La transparence est de mise lorsqu’il s’agit de coûts. Communiquer sur ce sujet aide les employés à comprendre l'impact qu'ils ont sur l'entreprise. Les voyages d'affaires représentent un investissement pour tous et leur rentabilité doit être assurée. Encore plus lorsque l’on sait qu’ils sont le deuxième poste de dépenses en entreprise après les salaires. Résultat : la plupart d'entre eux prennent les bonnes décisions. Chez le client ALPS de Concur, cette stratégie fonctionne avec 99% des employés.

5/ Prendre en compte la génération Y
La génération Y a grandi dans un monde où les smartphones, tablettes et applications mobiles occupent une place prédominante. Demander à ces jeunes d'utiliser un système basé sur le papier pour exécuter un processus métier est une aberration. Heureusement, les directeurs financiers, connaissant bien le coût du turnover, optent pour des solutions logicielles de gestion des déplacements et notes de frais en adéquation avec les habitudes de travail mobiles des employés actuels. Selon une enquête IDC sur les PME en plein essor, celles dirigées par la génération Y ont déjà adopté des solutions cloud de gestion des déplacements et notes de frais (60 % et 20 %, respectivement.) IDC considère également que ces entreprises sont les premières à adopter des solutions de gestion de la dépense prédictives qui, lorsqu'elles font partie d'un écosystème, peuvent générer automatiquement des rapports afin d'aider les dirigeants à comprendre ce qui se passe dans l'entreprise.